Mở quán cafe bắt đầu từ đâu? 10 bước chuẩn bị hiệu quả

Bạn đang có ý định kinh doanh nhưng không biết mở quán cafe bắt đầu từ đâu? Trong bài viết này, Nguyên liệu Kim Tinh sẽ cùng bạn tìm hiểu về 10 bước cần thực hiện khi mở quán cafe thành công. Với những thông tin hữu ích dưới đây, hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức và tự tin hơn trong việc khởi nghiệp kinh doanh quán cafe của riêng mình.

Mở quán cafe bắt đầu từ đâu?

Chủ kinh doanh khi mở quán cafe bắt đầu từ đâu để tạo dấu ấn với khách hàng? Nguyên Liệu Kim Tinh sẽ giới thiệu 10 bước quan trọng mà bạn cần lưu ý khi chuẩn bị xây dựng một mô hình cafe riêng.

1. Nghiên cứu thị trường

Bước đầu tiên và vô cùng quan trọng khi bắt đầu mở quán cafe đó là thực hiện nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường giúp bạn hiểu rõ về thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, bạn sẽ đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt và hiệu quả, nâng cao hiệu quả kinh doanh và có được lợi nhuận. Những thông tin bạn cần nắm bắt bao gồm:

• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Họ có nhu cầu gì khi đến quán cafe của bạn?
• Khách hàng tiềm năng của bạn sinh sống ở khu vực nào?
• Những đối thủ cạnh tranh của bạn là thương hiệu nào?
• Xu hướng của ngành gần đây như thế nào?

Để trả lời những câu hỏi này, bạn có thể sử dụng các phương pháp như khảo sát trực tuyến trên các diễn đàn, nhóm trên mạng xã hội để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng mạng xã hội để tìm hiểu về xu hướng và thị hiếu của thị trường hiện tại để cung cấp những sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

2. Xây dựng mô hình kinh doanh

Mô hình kinh doanh mô tả cách mà một doanh nghiệp hoạt động và tạo ra giá trị kinh doanh. Điều này bao gồm việc xác định cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động, cách tiếp cận thị trường, cách tạo ra doanh thu và quản lý chi tiêu. Mô hình kinh doanh là nền tảng để xác định mọi mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.

Khi xây dựng một mô hình kinh doanh, bạn cần trả lời những câu hỏi sau đây:

• Giá trị: Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gì? Sản phẩm hoặc dịch vụ đó giải quyết vấn đề gì cho khách hàng? Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có đặc điểm nổi bật nào so với đối thủ cạnh tranh?
• Thị trường mục tiêu: Bạn hướng đến nhóm khách hàng nào? Xác định độ tuổi, giới tính, địa lý, sở thích, nhu cầu và vấn đề của khách hàng mục tiêu.
• Cơ cấu tổ chức: Cách tổ chức và quản lý doanh nghiệp của bạn sẽ như thế nào? Xác định cấu trúc tổ chức, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, quy trình làm việc và cách thức quản lý hoạt động kinh doanh.
• Kênh phân phối: Bạn sẽ sử dụng kênh phân phối nào để tiếp cận khách hàng? Ví dụ: cửa hàng vật lý, trang web, ứng dụng di động, trang mạng xã hội, phân phối qua đối tác, sàn thương mại điện tử, v.v.
• Các nguồn thu: Làm thế nào để bạn kiếm tiền từ sản phẩm hoặc dịch vụ của mình? Xác định mô hình thu nhập như bán hàng trực tiếp, quảng cáo, phí dịch vụ hoặc mô hình kinh doanh khác phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
• Cấu trúc chi phí: Khi xây dựng mô hình kinh doanh, bạn cần đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết. Xác định các khoản đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và các nguồn lực như vốn, nhân lực, thiết bị và công nghệ.
• Môi trường cạnh tranh: Xác định các đối thủ cạnh tranh và phân tích lợi thế cạnh tranh của họ. Những phân tích này sẽ giúp bạn hiểu về các lợi thế và hoặc điểm yếu của mình so với đối thủ và tạo ra sự khác biệt để thu hút khách hàng.
• Chiến lược tiếp thị: Bạn sẽ sử dụng chiến lược tiếp thị nào để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình? Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội, quảng cáo trên địa phương hoặc tổ chức các sự kiện để thu hút khách hàng.

3. Lập kế hoạch chi phí

Để mở một quán cafe cần những gì thì không thể thiếu bước lập kế hoạch chi phí. Việc lập kế hoạch chi phí chính xác sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn vốn đầu tư và hạn chế các rủi ro trong quá trình vận hành quán cafe. Sau đây là một số bước bạn cần thực hiện để tính toán chi phí cần thiết khi bắt đầu mở quán cafe:

• Xác định các khoản chi phí cố định: Đây là các khoản chi phí không thay đổi dựa trên mức độ hoạt động của quán cafe. Ví dụ bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước, tiền internet và tiền lương cho nhân viên quản lý. Xác định các khoản chi phí cố định giúp bạn biết được mức tối thiểu mà quán cafe cần phải thu về để duy trì hoạt động.
• Ước tính các khoản biến phí: Đây là các khoản chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của quán cafe. Ví dụ bao gồm nguyên liệu làm đồ uống, thực phẩm, đồ dùng và vật liệu quảng cáo. Ước tính số lượng và giá trị của các mặt hàng này dựa trên dự đoán về lượng khách hàng và doanh thu.
• Đánh giá chi phí khởi đầu: Đây là các khoản chi phí phát sinh khi khởi đầu hoạt động quán cafe. Bao gồm việc mua đồ nội thất, trang thiết bị, máy móc, dụng cụ và hệ thống POS. Đánh giá chi phí khởi đầu giúp bạn có cái nhìn tổng quan về số tiền cần thiết để mở quán cafe.
• Chi phí marketing và quảng cáo: Đây là các khoản chi phí để quảng bá và tiếp thị quán cafe cho khách hàng tiềm năng. Bao gồm việc tạo website, quảng cáo trực tuyến, in ấn, mẫu quảng cáo và hoạt động PR. Xác định ngân sách cho các hoạt động tiếp thị và quảng cáo giúp bạn thu hút khách hàng đến quán cafe.
• Dự trù chi phí quản lý và hỗ trợ: Bao gồm các khoản chi phí như lương nhân viên, bảo hiểm, thuế và các dịch vụ hỗ trợ khác như dịch vụ kế toán, dịch vụ vệ sinh, bảo trì và sửa chữa. Xác định chi phí này giúp bạn đảm bảo quán cafe được vận hành một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
• Dự phòng cho chi phí không mong đợi: Để đối phó với các sự cố không mong đợi hoặc biến động trong kinh doanh, hãy dành ra một khoản dự phòng trong kế hoạch chi phí. Điều này giúp bạn có một nguồn tài nguyên dự trữ để giải quyết các tình huống khẩn cấp hoặc chi phí bất ngờ.

Khi lập kế hoạch chi phí, hãy nghiên cứu kỹ thị trường, tìm hiểu về giá cả, tư vấn chuyên gia và tham khảo những kinh nghiệm từ các chủ quán cafe khác. Đồng thời, hãy cập nhật và điều chỉnh kế hoạch chi phí theo thực tế hoạt động và biến động trong môi trường kinh doanh.

4. Lựa chọn phong cách quán cafe

Lựa chọn phong cách quán cafe là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến nhiều yếu tố như thiết kế, menu, giá cả, khách hàng mục tiêu và sự thành công của quán. Bạn có thể lựa chọn phong cách quán cà phê dựa theo tệp khách hàng mình đang hướng tới. Ví dụ, nếu đối tượng bạn nhắm đến là học sinh, sinh viên thì có thể xây dựng loại hình quán cafe thích hợp để học tập như The Coffee House.

Ngoài ra, việc lựa chọn phong cách của quán cũng cần dựa trên khả năng tài chính của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn decor quán cafe theo phong cách sang chảnh thì chi phí bạn cần bỏ ra cũng sẽ khá cao. Một số ý tưởng về phong cách quán cafe mà bạn có thể tham khảo là:

• Cafe vintage: Phong cách cổ điển, ấm cúng với những món đồ nội thất cũ kỹ.
• Cafe hiện đại: Phong cách trẻ trung, năng động với thiết kế tối giản và sử dụng nhiều màu sắc tươi sáng.
• Cafe minimalist: Phong cách tối giản với những đường nét đơn giản, mộc mạc.
• Cafe industrial: Phong cách công nghiệp với những đường ống, kim loại và bê tông.
• Cafe sách: Phong cách yên tĩnh, thư giãn với nhiều sách và tạp chí, tạo cảm giác giống như thư viện.
• Cafe sân vườn: Phong cách gần gũi với thiên nhiên với nhiều cây xanh và hoa, không gian mát mẻ và xanh mát.
• Cafe acoustic: Loại hình quán cafe kết hợp giữa thưởng thức các loại thức uống và âm nhạc acoustic.

5. Hoàn thiện giấy tờ đăng ký kinh doanh

Trước khi mở quán cafe, bạn cần hoàn thiện các thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Quán cafe là hình thức kinh doanh dịch vụ ăn uống, có xây dựng địa điểm cố định và thực hiện hoạt động thương mại thường xuyên, ổn định. Vì vậy, cần đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định pháp luật.

Những loại giấy tờ bạn cần có khi mở quán cafe là:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Để đăng ký kinh doanh quán cà phê, bạn cần liên hệ với UBND Quận/Huyện nếu quy mô nhỏ, bình dân. Đối với quy mô lớn hoặc hình thức chuỗi hệ thống, bạn cần liên hệ với Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh/Thành Phố. Trong quá trình xử lý hồ sơ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau 3 – 5 ngày tính từ ngày nhận hồ sơ.
• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm: Đây là giấy tờ chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm trong hoạt động kinh doanh quán cà phê. Giấy chứng nhận này có thời hạn là 3 năm kể từ ngày cấp. Các cơ quan chức năng sẽ thường xuyên kiểm tra và có quyền thu hồi giấy chứng nhận nếu không đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện vệ sinh.
• Bằng cấp/chứng chỉ pha chế: Để nâng cao chất lượng đồ uống trong quán, chủ quán nên tham gia các khóa học pha chế tại các trung tâm đào tạo uy tín.
• Hợp đồng lao động: Để quản lý nhân viên và đảm bảo quyền lợi cũng như trách nhiệm của họ, cần có hợp đồng lao động rõ ràng.

6. Tìm mặt bằng cho quán cafe

Việc lựa chọn một mặt bằng phù hợp là rất quan trọng để quán cafe của bạn có thể thu hút được khách hàng. Bạn nên chọn vị trí có nhiều người qua lại, dễ tiếp cận và phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn. Nếu bạn nhắm đến đối tượng là những nhân viên văn phòng thì địa điểm của bạn nên ở gần những tòa nhà văn phòng.

Ngoài ra, quan trọng là xác định những yêu cầu cụ thể về mặt bằng như diện tích, địa điểm, mức giá thuê, cơ sở hạ tầng, tiện ích xung quanh. Trước khi ký hợp đồng thuê, bạn cũng nên kiểm tra các vấn đề liên quan đến pháp lý như quyền sử dụng đất, đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.

Dưới đây là những yếu tố cơ bản cần chú ý khi lựa chọn địa điểm mở quán cafe:

• Diện tích: Cần xem xét diện tích phù hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh và khả năng tài chính. Ví dụ, mô hình cafe sân vườn yêu cầu diện tích lớn hơn so với cafe bán mang đi.
• Khách hàng mục tiêu: Khu vực mở quán cần có nhóm khách hàng mục tiêu phù hợp. Ví dụ, nếu đối tượng khách hàng là dân văn phòng, nên chọn địa điểm gần các tòa nhà văn phòng lớn, trung tâm thương mại hoặc khu trung tâm mua sắm. Hoặc, nếu đối tượng khách hàng là học sinh, sinh viên, bạn nên chọn mặt bằng gần các trường học, trung tâm đào tạo,…
• Chỗ để xe: Ngoài chỗ để xe trước cửa hàng, chủ quán có thể xem xét thuê các địa điểm rộng hơn gần đó để thuận tiện cho khách hàng gửi xe. Điều này cũng phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và vị trí của quán. Hoặc bạn có thể tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương để giải quyết vấn đề đỗ gửi xe.
• Mật độ lưu thông: Chọn địa điểm không quá chật hẹp và nằm trong khu vực lưu thông tốt, tránh tắc đường. Đồng thời, đảm bảo có đủ chỗ để xe mà không gây khó khăn cho khách hàng khi đến quán.
• Giá thuê: Giá thuê địa điểm sẽ phụ thuộc vào diện tích. Cần xem xét theo nguồn lực tài chính để thuê địa điểm phù hợp. Ví dụ, nếu ngân sách mở quán là 300-500 triệu, không nên thuê mặt đường ở Phố Huế hoặc Tràng Tiền. Giá thuê địa điểm chỉ nên chiếm tối đa 15% tổng chi phí để đảm bảo sự phù hợp.

7. Đầu tư nội thất và dụng cụ pha chế

Khi mở quán cà phê, đầu tư vào nội thất và dụng cụ pha chế là một phần quan trọng để tạo ra một không gian đẹp mắt, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bạn có thể lựa chọn các mẫu nội thất phù hợp với phong cách và không gian của quán cà phê. Đầu tư vào dụng cụ pha chế chất lượng cũng sẽ giúp bạn tạo ra nhiều thức uống ngon miệng và thu hút khách hàng.

Nhắc đến dụng cụ pha chế thì không nên bỏ qua bài viết: 9 loại dụng cụ bartender dùng trong pha chế chuyên nghiệp

8. Lên menu cho quán cafe

Soạn menu là một bước quan trọng trong việc mở quán cafe. Menu cần đảm bảo sự đa dạng, phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và mang lại lợi nhuận cho quán. Tùy thuộc vào nhóm khách hàng mục tiêu mà menu có thể có những thức uống khác biệt.

Ví dụ: Quán cafe dành cho giới trẻ cần menu đa dạng với nhiều loại thức uống sáng tạo và thức ăn nhẹ. Quán cafe dành cho dân văn phòng cần menu có các loại cà phê truyền thống và thức uống tốt cho sức khỏe. Bạn có thể liên tục thử nghiệm các món mới và điều chỉnh menu dựa theo phản ứng của khách hàng đối với từng món.

9. Tuyển nhân viên

Sau khi bạn đã hoàn tất việc thiết kế không gian và cơ sở vật chất đã sẵn sàng đi vào vận hành, tuyển dụng nhân viên là bước tiếp theo bạn cần làm. Nhân viên là bộ mặt của thương hiệu, do đó việc tuyển dụng những nhân viên có tâm và có trách nhiệm với công việc là rất quan trọng. Nếu là quán mới mở, bạn nên tìm kiếm những nhân viên có kinh nghiệm để nhanh chóng đưa quán vào hoạt động giai đoạn đầu.

10. Quảng bá cho quán cafe

Cuối cùng, để thu hút khách hàng đến với quán cafe của bạn, bạn cần có một chiến lược quảng bá hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội, quảng cáo trên địa phương hoặc tổ chức các sự kiện để giới thiệu và quảng bá cho quán của mình.

Hãy tạo một trang web chuyên nghiệp cho quán cà phê của bạn và tận dụng các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter để chia sẻ thông tin về quán, menu, sự kiện đặc biệt và hình ảnh về quán. Đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ thông tin liên hệ cũng như địa chỉ và giờ mở cửa của quán để người dùng nắm được thông tin khi tìm kiếm quán.

Sử dụng các công cụ quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads hoặc Instagram Ads là sự lựa chọn tuyệt vời để tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Nếu bạn có ngân sách lớn, việc hợp tác với các influencer và reviewer sẽ giúp quảng bá tốt hơn và nâng cao mức độ quan tâm của cộng đồng mạng.

Những điều cần lưu ý khi mở quán cafe

Khi nắm được những hướng dẫn mở quán cafe trên, bạn cần lưu ý những điều sau để việc kinh doanh thuận tiện hơn:

Đảm bảo chất lượng đồ uống

Để đảm bảo chất lượng đồ uống tốt nhất, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý:

• Tham gia khóa học pha chế: Tham gia một khóa học pha chế sẽ giúp bạn nắm vững các công thức và kỹ năng pha chế. Đồng thời giúp đồ uống của quán có sự độc đáo và tạo nên chất riêng biệt. Bạn có thể học cách pha chế các loại đồ uống cơ bản và cả những món đặc biệt để tạo nên menu đa dạng và hấp dẫn, mang đậm chất riêng của quán.
• Thuê bartender có kinh nghiệm: Việc thuê một bartender có kinh nghiệm làm việc trong quán cafe giúp bạn xây dựng một menu đồ uống đa dạng và hợp thời, đồng thời sẽ có những gợi ý và ý tưởng sáng tạo để tạo nên các món độc đáo và đặc biệt. Mặc dù việc này tốn chi phí, nhưng đem lại hiệu quả cao và đảm bảo chất lượng đồ uống của quán.
• Lựa chọn nguyên liệu đảm bảo an toàn: Nguyên liệu không an toàn có thể gây ra các vấn đề về sức khỏe như dị ứng, ngộ độc hoặc các bệnh lây truyền qua thực phẩm. Bằng cách chọn nguyên liệu đảm bảo nguồn gốc, khách hàng có thể thoải mái thưởng thức đồ uống mà không lo lắng về vấn đề an toàn, đồng thời duy trì hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Tại cửa hàng Nguyên liệu Kim Tinh, chúng tôi cam kết đem lại những sản phẩm an toàn và có nguồn gốc rõ ràng.

Đảm bảo chất lượng phục vụ

Để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất, hãy lưu ý những yếu tố sau đây:

• Xây dựng tiêu chuẩn làm việc: Định ra các tiêu chuẩn rõ ràng và chi tiết về phục vụ khách hàng, chẳng hạn như thái độ phục vụ, thời gian phục vụ, sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Quy định rõ các bước và quy trình phục vụ để đảm bảo sự nhất quán và chất lượng trong từng lần giao tiếp với khách hàng.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phục vụ và kiến thức về sản phẩm. Đảm bảo rằng nhân viên có hiểu biết đầy đủ về menu, các loại đồ uống và cách phục vụ một cách chuyên nghiệp. Đào tạo sẽ giúp nhân viên tự tin và năng động trong việc phục vụ khách hàng.
• Phổ biến tiêu chuẩn và quy định: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ các tiêu chuẩn phục vụ. Phổ biến các quy định và tiêu chuẩn cho toàn bộ nhân viên thông qua tài liệu hướng dẫn, huấn luyện và họp nhóm. Điều này đảm bảo sự nhất quán trong phục vụ và tạo ra một trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng.
• Kiểm tra và đánh giá: Thực hiện kiểm tra định kỳ và đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên. Ví dụ như theo dõi phản hồi của khách hàng, tổ chức buổi kiểm tra hiệu suất và đánh giá kỹ năng phục vụ của nhân viên. Từ đó, cung cấp phản hồi, hướng dẫn và cải thiện chất lượng phục vụ.

Xây dựng quy trình quản lý

Bất kể quán của bạn có quy mô lớn hay nhỏ, việc xây dựng quy trình quản lý hiệu quả là điều cần thiết. Quy trình này bao gồm quản lý nhập kho, tồn kho, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên, bán hàng, kiểm kê, và nhiều khía cạnh khác, cần được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.

Kết luận

Nếu bạn thắc mắc mở quán cafe bắt đầu từ đâu, bài viết trên đã nêu cho bạn 10 bước cần thực hiện để quán cafe đi vào hoạt động. Mở quán cafe là một hành trình khởi nghiệp đầy thú vị nhưng cũng đầy thử thách. Thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Hy vọng Nguyên liệu Kim Tinh đã giúp bạn biết được cần làm những gì khi khởi nghiệp bán quán cà phê.